Базы данных Microsoft Access 2003

Вы решили заняться изучением базы данных Access — программы, разработанной компанией Microsoft для операционной системы Windows. А возможно, вы попросту утонули в море информации и имеете надежду, что Access станет вашим спасителем. А может, кому-то просто понравилась обложка книги. Как бы то ни было, в ваших руках находится именно то, что нужно. Как уже отмечалось ранее, Access — это база данных. Вы спрашиваете, что это значит? Об этом будет немало рассказано, а пока что можете представить себе базу данных в качестве удобного места для хранения и организации различного рода объектов. В ней можно хранить все что душе угодно, в том числе:
  •  подборку кулинарных рецептов;
  •  фотографии домашних любимцев;
  •  записи о ведении домашнего хозяйства;
  •  адреса и даты рождения друзей и родственников;
  •  названия книг и их авторов;
  •  любую другую информацию.
Базы данных могут использоваться кем угодно, от дедушек-пенсионеров до сотрудников международных корпораций. И не стоит беспокоиться, если вы новичок в этой области, ведь Access — это сама дружелюбная и удобная в применении база данных из всех существующих ныне на рынке компьютерных технологий. Если вы умеете пользоваться мышью и печатать на клавиатуре, значит, можете смело приступать к изучению Access. Программа Access работает в операционной системе Windows. В данном случае речь идет об Microsoft Office Access 2003 (далее — просто Access 2003), которая поддерживается Windows 95 и всеми более новыми версиями Windows. Предполагается, что вы умеете загрузить операционную систему, зарегистрироваться в ней и использовать мышь.

Введение

Программа Access работает в операционной системе Windows. В данном случае речь идет об Microsoft Office Access 2003 (далее в книге — просто Access 2003), которая поддерживается Windows 95 и всеми более новыми версиями Windows. Предполагается, что вы умеете загрузить операционную систему, зарегистрироваться в ней и использовать мышь, а всему остальному вас научит эта книга

Часть I. Знакомство с Access
Часть II. Создание и использование базы данных
Часть III. Наряжаем данные
Часть IV. Дополнительная настройка Access

Добро пожаловать в мир баз данных
Возможно, глядя на значок Microsoft Access в меню Пуск, вы уже пытались понять, зачем он нужен. А кому-то наверняка на ум пришла идея о создании базы данных, однако непонятно, с чего начать. В любом случае, Access — это именно то, что вам нужно! Программа обладает дружественным пользовательским интерфейсом и большим набором профессиональных функций, необходимых для создания удобной в использовании базы данных. По мере работы с Access вы освоите новые методы просмотра данных, изучите механизм преобразования последних в действительно необходимую информацию. Эта книга проведет вас по всем этапам работы с базой данных, начиная с создания значка меню Пуск и заканчивая разработкой полноценного приложения Access.

Зачем нужны базы данных?
Почему бы просто не использовать Excel?
Хранение данных в таблице Excel
Учебная база данных Борей
Главная кнопочная форма в базе Борей
Информация о товаре в окне Типы
Поиск требуемой информации
Выбор нужной операции
Использование отчетов Access
Подобный отчет не стыдно раздавать

Обзор основных функций Access
Зачастую именно начало работы с Access вызывает затруднения у новичков. Даже читателям, которым приходилось использовать электронные таблицы и текстовые редакторы, но никогда ранее не приходилось сталкиваться с Access, не всегда понятно, что делает база данных и как она функционирует. Программа Access называется системой управления реляционными базами данных, поскольку хранит данные и предоставляет инструменты для управления ими. К счастью, компания Microsoft проделала огромную работу, чтобы сделать Access удобной в применении системой, доступной даже для неопытных пользователей.

Запуск Access
Для запуска Access можно использовать меню
Открытие базы данных
После запуска Access на панели задач
Создание новой базы данных
Диалоговое окно Файл новой базы данных
Создание новой базы данных
Строка заголовка окна База
Выбор основного файла базы данных
Переименование базы данных

Изучение главного рабочего окна Access
В главе 2, «Обзор основных функций Access», уже рассказывалось о пользовательском интерфейсе Access. В частности, описывались такие элементы, как панель задач, панели инструментов и меню. Теперь приступим к знакомству с главным его элементом — окном База данных. Именно с помощью этого окна осуществляется работа с данными, а также с формами, отчетами и другими объектами Access. В настоящей главе описываются методы использования окна и настройки объектов для собственных нужд.

Окно База данных
Окно-заставка базы данных Бореи
Окна Главная кнопочная форма и Борей
Элементы окна Борей: база данных
Измененный вид окна Борей: база данных
Таблицы
Таблица, открытая из рабочего окна Access
Запросы
Запрос, открытый из окна Борей: база данных
Формы

Планирование базы данных
База данных — набор постоянных или взаимосвязанных объектов. Например, ин-эормацию о бытовой технике и прочем имуществе можно хранить в обычной тетради з клеточку. А личные сведения о друзьях и родственниках, такие как их адреса, даты вождения и телефоны, можно содержать в записных книжках или органайзерах. По сути, и записная книжка, и тетрадь — это базы данных упрощенного типа. Они имеют определенную структуру, а для получения и записи информации необходимо выполнить определенную последовательность действий: открыть тетрадь, найти нужную страницу и т.д. Даже куча клочков бумаги, салфетки с записями и самоклеющиеся заметки с идеями относительно написания нового романа также могут считаться базами данных — стоит лишь немного напрячь воображение.

Предназначение Access
Определение цели использования
В поисках данных
Предварительное планирование на бумаге
Это еще не база данных, но начало уже положено!
Список первоочередных данных
Уже существующий дневник
Планирование таблиц
В базе данных могут храниться фотографии
Правило 1

Создание первых таблиц
Пришло время перейти от знакомства с Access к активной работе с ней. Мы рассмотрели основные функции и возможности программы, разработали логическую концепцию базы данных и теперь можем заняться созданием таблиц. Как известно, именно в таблицах содержатся данные Access. Прочитав эту главу, в которой описываются методы создания таблиц и ввода в них нужной информации, вы сможете применить полученные знания на практике.

Поля и записи в таблице
Первичный ключ
Создание простой таблицы
Ввод данных для создания таблицы
Создание таблицы путем ввода данных
Изменение имени поля
Использование мастера
Отсутствие первичного ключа в таблице
Элементы управления для выбора объектов
Создание таблицы с помощью мастера

Использование взаимосвязей
Термин взаимосвязь зачастую трактуется неоднозначно. В мире реляционных баз данных он означает связь между двумя записями. С одной стороны, использование связей в базах данных обеспечивает совершенно новые возможности, но с другой, нередко вызывает затруднение даже у бывалых пользователей. Запутанные связи Access могут вывести из себя кого угодно. Концепция связей вполне согласуется с различными аспектами Access. Изучение основ и методов их применения позволит поставить связи на службу как разработчикам баз данных, так и их пользователям. Если говорить объективно, то связи — это фундамент, на котором держится вся база данных. По мере изучения этой темы вы поймете, что создание корректных связей между таблицами вполне под силу каждому, хотя и требует определенного терпения и интуиции.

Использование мастера подстановок
Эти три таблицы были созданы в главе 5
Запомнить значения типа растения
Выбор мастера подстановок
Перенос обоих полей в список Выбранные поля
Описательное значение в поле подстановки
Активизация раскрывающегося списка
Сведения о семи растениях
Удаление поля подстановки
Для удаления поля подстановки

Получение данных с помощью запросов
На этом этапе ввод информации в таблицу не составит для вас никакого труда. Кроме того, из прошлых глав вы уже знаете, как создавать таблицы и работать с ними, как с помощью связей соединять между собой данные в разных таблицах. Однако таблицы и связи — это всего лишь кирпичики в стройном здании приложения базы данных Access. Они играют огромную роль и закладываются в фундамент в первую очередь, но строительство на этом не завершается. В настоящей главе мы приступим к созданию надстройки базы данных над фундаментом, что позволит сделать ее более эффективной и удобной в использовании. Итак, начнем трудовые будни с изучения запросов.

Создание простых запросов
Использование мастера простых запросов
Окно Создание простых запросов
Последнее окно мастера создания запросов
Новый запрос, открытый в режиме таблицы
Создание запроса на основе другого запроса
Запрос, основанный на другом запросе
Использование нескольких таблиц
Создание запроса с полями из таблицы
Запрос с полями из нескольких таблиц

Создание и использование форм данных
База данных способна выполнять различные задачи, и хранение информации лишь одна из них. Освоив принципы создания таблиц, требуется изучить способ ввода и изменения данных. Наиболее эффективным средством работы с ними являются формы, которые позволяют определить тип отображаемых данных и предоставить различные методы их изменения. Корректно созданная форма обеспечивает удобный и эффективный способ ввода данных. Если база данных Access призвана заменить бумажные носители, внешний вид создаваемых форм может в точности повторять вид и формат бумажных документов, что облегчит процесс переноса информации с бумаги в компьютер. Для ограничения данных, вводимых в форму, можно указать специальные правила, которые, в частности, защитят данные от опечаток при вводе и от другого рода ошибок.

Создание простых форм
Мастера создания форм
Мастер Автоформа
Новая форма команду Автоформа: в столбец
Элементы управления формой
Подчиненные формы
Ленточная форма
Табличная форма аналогична таблице
Мастер Автоформа
Мастер форм

Печать информации с помощью отчетов
На данный момент вы уже создали базу данных, а также несколько таблиц, содержащих основные данные, научились создавать запросы для получения необходимых сведений. Теперь вы знаете, как с помощью пользовательского интерфейса форм Access можно вводить, отображать и искать данные. Далее речь пойдет о печати. Следующий шаг в познании мира базы данных заключается в том, чтобы научиться распечатывать бумажные копии информации, оформленные в виде отчетов.

Распечатка формы Access
Создание простых отчетов
Создание автоотчета
Автоотчет, основанный на таблице Каталоги
Создание ленточного автоотчета
Мастер отчетов
Автоотчет ленточного формата
Использование мастера отчетов с таблицей
Выбор полей в окне Создание отчетов
Выбор порядка сортировки для нового отчета

Публикация данных в Интернет с помощью страниц
Для одних людей Интернет — это место развлечений или любимое хобби. Другие подключаются к Всемирной сети с целью решения серьезнейших проблем. Читатели, изучающие Access по этой книге, едва ли смогут создать приложение с поддержкой Интернет, но это вовсе не повод для того, чтобы даже не поинтересоваться такой возможностью. Страница доступа к данным в Access — это объект, который в отличие от других объектов представляет собой файл, созданный на языке разметки динамических гипертекстовых страниц DHTML. Файл хранится вне файла базы данных (с расширением .MDB), хотя его можно без проблем просматривать в окне базы.

Обзор объекта страницы
Имя объекта страницы
Сравнение форм, отчетов и страниц
Отображение названий товаров
Создание простых страниц
Использование мастера автостраниц
Использование мастера страниц
Мастер автостраниц
Перенесите поля таблиц Растения и Типы
Группирование данных страницы по значению

Настройка таблиц
К настоящему моменту пользовательский интерфейс Access уже перестал быть для нас чем-то загадочным. Мы научились создавать объекты, формирующие основу базы данных, приобрели некоторый опыт в их настройке. Для создания базы данных Access не требуется много времени, а возможности по ее конфигурированию просто безграничны! В этой главе более подробно описываются таблицы и режим конструктора, с помощью которого можно обеспечить дальнейшее усовершенствование базы данных.

Использование различных типов данных
Различные типы данных Access
Настройка свойств полей
Свойства поля с типом данных Текстовый
Таблица в режиме конструктора
Таблица в режиме конструктора
Введите данные в поле с описанием и подписью
Свойства поля с типом данных Поле MEMO
Форма содержит поле с подписью и описанием
Свойства поля с типом данных Числовой

Расширение сферы использования запросов
В предыдущих главах описывались методы создания и применения практически всех объектов Access. И хотя пройден уже немалый путь, до его конца очень далеко. В настоящей главе мы поговорим о запросах, которые позволяют не только получать данные. По мере того, как объем данных и потребности в них возрастают, запросы становятся все более сложными. Со временем возможностей мастера простых запросов становится явно недостаточно. Когда такое время наступает, существует несколько возможных вариантов действий.

Использование мастеров запросов
Мастер нахождения повторяющихся записей
Окно мастера нахождения записей
Выбрана таблица Каталоги
Поиск дублированных записей в поле Имя
Не существует дублированных записей
Несколько повторяющихся записей
Мастер нахождения записей без подчиненных
Мастер определил поля, связанные между собой
В запросе понадобится указать только поле Имя



Настройка форм
К настоящему моменту мы уже изучили несколько способов управления данными в приложениях Access. Для хранения данных можно создавать таблицы, а для предоставления требуемой информации — специальные запросы. Пришло время более детально поговорить о пользовательском интерфейсе базы данных. До сих пор большая часть работы по созданию формы выполнялась Access. В этой главе описывается принцип применения режима конструктора для создания более дружественных и удобных форм, обладающих к тому же привлекательным внешним видом. Кроме того, рассматривается панель настройки связей объектов, позволяющая контролировать взаимодействие всех элементов базы данных.

Настройка свойств формы
Использование функции Автоформат
Диалоговое окно Автоформат
Внешний вид формы
Использование окна Свойства
Просмотр окна Свойства
Форма с новыми свойствами
Измененная форма Каталоги
Использование списка полей
Окно с перечнем источников данных

Настройка отчетов
После того как определенные данные будут помещены в базу и отредактированы, у вас наверняка возникнет необходимость распечатать их — возможно, для передачи другим людям, а может быть, вы просто предпочитаете работать с бумажными документами. К счастью. Access содержит один из самых эффективных мастеров по созданию отчетов среди всех систем баз данных.

Форматирование отчетов
Использование автоформата
Окно выбора базового автоформата для отчета
Настройка автоформата
Использование автоформата
Новый автоформат на существовавшем формате
Использование окна Свойства
Отчет создан с применением автоформата Стиль1
Специализированные мастера
Создание почтовых наклеек

Автоматизация базы данных
Вы наверняка обратили внимание на ссылку Макросы в окне базы данных и начали уставать от необходимости выполнять одни и те же действия, такие как: открытие и закрытие форм, выбор отчета для запуска и т.д. Не стоит раздражаться. В данной главе описываются методы автоматизации работы в Access. Правда, вам придется несколько углубиться в аспекты программирования, но, уверяю вас, в Access с этим справится и новичок.

Использование мастера главной кнопочной формы
Главная кнопочная форма для учебной базы
Создание первой кнопочной формы
Первый запуск диспетчера
Определение значений элементов формы
Новая кнопочная форма, содержащая одну кнопку
Изменение кнопочной формы
Добавление второй кнопочной формы
Главная кнопочная форма после редактирования
Отчет открыт с помощью кнопочной формы

Совместный доступ к данным
Программа Access — это не только система управления базами данных, но и компонент лучшего в мире пакета программного обеспечения — пакета Microsoft Office. Программы Access, Word и Excel взаимодействуют друг с другом, и данные, содержащиеся в одном из этих приложений, могут использоваться в любом другом.

Экспорт данных в Excel
Данные Access, экспортированные в Excel
Интерпретация данные Access
Использование данных Excel в Access
Импорт данных Excel в таблицу Access
Связывание с данными Excel
Мастер создал новую таблицу
Копирование связанных данных
Связанный источник данных
Экспорт данных Access в текстовый файл

Использование общих функций Office
Существует несколько возможностей, доступных во всех приложениях Office. В этой главе указанные возможности Office описываются в рамках их использования в Access

Назойливый помощник
Скрепыш всегда готов к работе
Управление помощником Скрепыш
Окно настройки параметров помощника
Смена помощника
Увольнение помощника
Проверка орфографии
Практическое использование общих функций
Автоматическая проверка орфографии
Проверка была остановлена на первом слове

Access. Программирование на VBA

Создание объектов — один из самых эффективных способов программирования и управления приложениями. Перед рассмотрением преимуществ использования объектов необходимо разобраться с определениями.
Объекты представляют собой различные сущности. Люди, машины и здания — все это разные виды объектов. В программировании слово объект используется для описания одного специфического элемента, например, формы или элемента управления. Вне всяких сомнений, у любого разработчика имеется определенный опыт работы с этими типами встроен­ных объектов.
Microsoft Access приобретает все более объектно-ориентированный характер, позволяя создавать собственные объекты и добавлять к ним свойства и методы. При­меры пользовательских объектов могут включать объект клиента, объект счета, объект пользователя, объект подключения данных и звуковой объект.

Преимущества использования объектов
Возможность сокрытия сложного программного кода является одним из преимуществ использования объектов. Опытный разработчик может создавать сложные программы, такие как процедуры Windows API, процедуры доступа к данным, обработки строк и т.д. Менее опытные разработчики могут воспользоваться преимуществами объекта, используя вызов его свойств и методов. При этом нет необходимости разбираться в рабочем коде объекта.

Сокрытие сложного программного кода
Использование технологии Microsoft IntelliSense
Организация кода
Просмотр объектов в браузере объектов
Создание экземпляров объекта
Упрощение кода в целях обновления
Ограничение доступа к коду
Переносимость кода
Объекты, свойства и методы
Создание классов

Выполнение пользовательских функций
Для выполнения пользовательских подпрограмм в окне Immediate необходимо ввести имя подпрограммы и соответствующие параметры, например, MySubProcedure. Перед именем подпрограммы знак вопроса не ставится.

Полезные советы
Выполнение операторов в окне Immediate
Перемещение в окне отладки
Удаление кода в окне отладки
Использование отладчика
Установка прерываний
Выполнение кода в пошаговом режиме
Step Into
Совет
Step Over

Компоненты Data Access

Компонент TStoredProc используется для выполнения из приложений C++ Builder хранимых процедур, содержащихся на серверах баз данных. Хранимая процедура представляет собой скомпилированную программу на процедурном расширении языка SQL, характерном для выбранного сервера. Хранимые процедуры могут возвращать наборы данных, основанные на выполнении запроса, если такие процедуры поддерживаются выбранным сервером (в этом случае TStoredProc может использоваться так же, как TQuery, и, так как при этом не требуется компиляция запроса сервером, использование TStoredProc может повысить производительность выполнения выбора данных), могут возвращать числовые параметры (в этом случае эти параметры можно использовать в приложении) и могут ничего не возвращать, а выполнять какие-либо действия на сервере баз данных. Хранимые процедуры также могут иметь входные параметры, передаваемые им из клиентского приложения.

Компонент TStoredProc
Компонент TStoredProc - 2
Компонент TDatabase
Компонент TDatabase - 2
Компонент TDatabase - 3
Компонент TSession
Компонент TBatchMove
Компонент TUpdateSQL

Введение в системы управления базами данных

Основное назначение данного учебного пособия - дать систематическое введение в основы реляционной модели данных и принципы функционирования реляционных баз данных.
Реляционная модель описывает, какие данные могут храниться в реляционных базах данных, а также способы манипулирования такими данными. В упрощенном виде основная идея реляционной модели состоит в том, что данные должны храниться в таблицах и только в таблицах. Эта, кажущаяся тривиальной, идея оказывается вовсе не простой при рассмотрении вопроса, а что, собственно, представляет собой таблица? В данный момент существуем много различных систем обработки данных, оперирующих понятием "таблица", например, всем известные, электронные таблицы, таблицы текстового редактора MS Word, и т.п. Ячейки электронной таблицы могут хранить разнотипные данные, например, числа, строки текста, формулы, ссылающиеся на другие ячейки. Собственно, на одном листе электронной таблицы можно разместить несколько совершенно независимых таблиц, если под таблицей понимать прямоугольную область, расчерченную на клеточки и заполненную данными.

Элементы теории множеств
Наиболее простая структура данных, используемая в математике, имеет место в случае, когда между отдельными изолированными данными отсутствуют какие-либо взаимосвязи. Совокупность таких данных представляет собой множество. Понятие множества является неопределяемым понятием. Множество не обладает внутренней структурой. Множество можно представить себе как совокупность элементов, обладающих некоторым общим свойством.

Множества
Операции над множествами
Декартово произведение множеств
Отношение
Примеры отношений
Бинарные отношения (отношения степени 2)
Отношение эквивалентности
Отношения порядка
Функциональное отношение
Еще пример бинарного отношения

Использование агрегатных функций в запросах
Этот запрос будет выполняться следующим образом. Сначала строки исходной таблицы будут сгруппированы так, чтобы в каждую группу попали строки с одинаковыми значениями DNUM. Потом внутри каждой группы будет просуммировано поле VOLUME. От каждой группы в результатирующую таблицу будет включена одна строка

Использование подзапросов
Использование объединения пересечения
Синтаксис оператора выборки данных (SELECT)
BNFнотация
Синтаксис оператора выборки
Синтаксис соединенных таблиц
Синтаксис условных выражений раздела WHERE
Порядок выполнения оператора SELECT
Выполнение одиночного оператора SELECT
Выполнение операций UNION EXCEPT

Проблема несовместимого анализа
Транзакции, используемые в этом протоколе, не различаются по типам и считаются монопольными. Описанные выше протоколы доступа к данным с использованием S- и X-блокировок и протокол преднамеренных блокировок являются модификациями протокола двухфазной блокировки для случая, когда блокировки имеют различные типы.

Проблема несовместимого анализа
Неповторяемое считывание
Пример 9
Фиктивные элементы (фантомы)
Пример 10
Собственно несовместимый анализ
Пример 11
Разрешение тупиковых ситуаций
Пример 12
Преднамеренные блокировки